David Allen jest uważany za największego guru produktywności na Świecie. W 2001 roku wydał książkę „Getting Things Done”, które tytuł możemy przetłumaczyć na polski jako „doprowadzanie rzeczy do końca”. Wyjaśnił w niej system o tej samej nazwie, który podbił Świat. Wiele późniejszych odkryć, a szczególnie rozwiązań wykorzystujących aplikacje, jest opartych na metodologi GTD.

W tym roku wystąpił na konferencji Infoshare w Gdańsku na której przedstawił prezentację o tytule „Productivity gets personal”
Możesz obejrzeć ją tutaj:

Zanim jednak to zrobić, polecam zapoznać się z podstawowymi zasadami zainspirowanymi GTD. Sam system jest oczywiście zdecydowanie bardziej kompleksowy, ale w tym poście będziesz miał okazję w szybki sposób zapoznać się z zarysem.

1. Stwórz skrzynkę odbiorczą

Podstawowym krokiem GTD i wielu innych systemów mających na celu zwiększyć naszą produktywność jest przechowywanie pomysłów, myśli i zadań poza naszą głową, ale w taki sposób abyśmy czuli się z tym bezpiecznie (czytaj – będziemy wiedzieć w odpowiednim momencie co trzeba zrobić.)
Skrzynka odbiorcza jest po prostu miejsce w które trafią wszelkie myśli, którymi planujemy się zając. Może to być karton na biurku do którego trafiają zapiski na kartkach lub aplikacja mobilna. Oczywiście najczęściej będziesz potrzebował stworzyć rozwiązanie łączące oba sposoby, ale polecam najbardziej postawić na możliwości, jakie daje nam technologia.

2. Oczyść umysł

Często gdy wykonujemy jakieś zadanie pojawia się genialny pomysł i mam ochotę od razu zacząć to robić. Tracisz przez to koncentrację, a rozgrzebując wiele zadań nie masz szans na wyniki.

Mając skrzynkę odbiorczą możesz spokojnie wrzucić tam swoją przelotną ideę, a potem ze spokojem do niej wrócić.

3. Cyklicznie przeglądaj skrzynkę

Jeśli będziesz tylko wrzucał zadania do swojej skrzynki odbiorczej i nic z nimi nie robił to szybko przestaniesz korzystać z systemu, bo Twój umysł się zbuntuje. Dlatego codziennie lub nawet co kilka godzin przeglądaj wszystko co pojawiło się w skrzynce. Pilne zadania, które muszą być zrealizowane o określonej godzinie, zapisuj w kalendarzu.

4. Małe zadania wykonuj natychmiast

Podczas przeglądu może się okazać, że wiele zadań jest bardzo małych np. napisanie do kogoś smsa. Tego typu czynności wykonuj natychmiast, bo planowanie ich może zając więcej czasu niż samo działanie. Jako granicę określa się 2 minuty.

5. Planuj działania, jeśli projekt jest większy

W przypadku większych zadań musisz rozbić je na mniejsze, aby Twój umysł mógł je ogarnąć. Dlatego duże projekty porozbijaj na podzadania. Najlepiej aby ich wykonanie nie przekraczało godziny.

6. Organizuj działania

Zbyt duża ilość działań też może przytłoczyć, dlatego staraj się ustawiać je liniowo. Niech jedno wynika z drugiego.

7. Oceniaj, podsumowuj

Raz na tydzień powinieneś robić ogólny przegląd systemu. Wtedy ocenisz na ile zrealizowałeś zaplanowane cele i co można by ulepszyć.

8. Działaj

Gdy wykonujesz zadania skupiaj się maksymalnie na nim. Możesz używać do tego techniki „pomodoro”.
Oprócz tego jednak zdarzają się rzeczy, które trzeba zrobić pilnie. Oczywiście wykonuj je, ale jak najszybciej staraj się wrócić do zaplanowanych działań.

Podsumowanie

GTD jest świetnym system, ale oczywiście nie jest uniwersalnym rozwiązaniem dla każdego. Sam stosuję zmodyfikowaną wersję, która w maksymalny sposób ma opierać się chmurze i wykluczać obecność papieru.
Jeśli interesuje Cię temat produktywności i zarządzania projektami zdalnie, to śledź uważnie bloga w najbliższych dniach, bo będzie dużo artykułów poświęconych praktycznemu wdrożeniu skutecznych systemów i narzędzi.

GOTOWE BEZPŁATNE CHECKLISTY

5 praktycznych e-booków w bonusie

PONAD 100 STRON ROZWIĄZAŃ

JAK W 12 KROKACH URUCHOMIĆ NOWY BIZNES LUB ZAUTOMATYZOWAĆ ISTNIEJĄCY - ZYSKASZ WOLNOŚĆ, NIEZALEŻNOŚĆ I WOLNY CZAS [PRAKTYCZNE PRZYKŁADY]