Zdarzają się momenty, gdy musisz coś zmienić w życiu aby wejść poziom wyżej. W tym artykule opiszę na przykładzie EventuBPG wdrożenie Nozbe.

Mimo próbowania wcześniej innych narzędzi typu Asana czy Wunderlist, które dawały radę przy organizacji projektu Biznes Ponad Granicami to przy zaangażowaniu kilkunastu osób w organizację EventBPG trzeba było znaleźć coś nowego. Postanowiliśmy dać szansę Nozbe.

Zorganizowanie konferencji w Tajlandii na której spodziewane jest ponad 100 gości z Polski jest nielada wyzwaniem. Wielu z przyjeżdżających będzie pierwszy raz w tej części Świata, a naszym celem jest aby także ich doświadczenia poza salą konferencyjną były jak najbardziej pozytywne.

Organizację rozpoczynaliśmy bazując na Wunderlist. Brakowało tam jednak wielu funkcjonalności np. możliwości zmiany kolejności zadań w projekcie czy dodania kontekstów. Intuicyjnie wiedzieliśmy, że to nie jest do końca to rozwiązanie, które będzie gotowe za kilka tygodni umożliwić koordynację pracy kilkunastu osób i skuteczną realizację zadań.

Wtedy podczas pracy nad strategią medialną jednym z elementów przygotowania materiałów było przeanalizowanie doświadczeń Michała Szafrańskiego z bloga „Jak Oszczędzać Pieniądze?” (wysłuchaj odcinek z Piotrem Motylem ). Tego dnia trafiłem również na podcast poświęcony systemowi zarządzania pracy Getting Things Done w którym wspomniano o Nozbe

Postanowiliśmy poeksperymentować na poważnie z Nozbe. Na początku próbując intuicyjnie wykorzystać wiedzę z innych aplikacji, a następnie przeszliśmy kurs „10 kroków do maksymalnej produktywności„. Polecam Wam sprawdzenie go nawet jeśli nie planujecie korzystać z Nozbe. Zaproponowane tam działania są uniwersalne do każdego narzędzia (nawet kalendarza papierowego).

Tym bardziej, że jest w pełni za darmo.

Jesteśmy po kilku tygodniach pracy z Nozbe i możemy już teraz stwierdzić, że z nim zostajemy.

Dlaczego?

Kilka zalet wdrożenia Getting Things Done z Nozbe okazało się dla nas szczególnie wartościowe.

1. Organizacja pracy

    Przygotowanie konferencji wymaga realizacji wielu zadań jednocześnie, które są zależne od zewnętrznych czynników. Dla wszystkich przygotowaliśmy odpowiednie projekty dotyczące:

  • poszczególnym etapom realizacji
  • organizacji transportu,
  • kontaktu z prelegentami,
  • współpraca z partnerami,
  • kontaktu z uczestnikami
    i kilku innym
    nozbe1
    Bardzo łatwo można rozdzielić poszczególne zadania osobom odpowiedzialnym za daną działkę np. organizację transportu i atrakcji turystycznych.

2. Konteksty – flagi

Zdecydowana przewaga Nozbe nad Wunderlist to możliwość ustawiania kontekstów, czyli grupowania zadań ze względu na to kiedy mają być wykonane, w jaki sposób lub gdzie. Zobacz jak to wygląda w naszym przypadku.

nozbe2

Tego typu organizacja pozwala Ci wykonać wszystkie niezbędne zadania np. gdy jesteś przy komputerze. W lepszym stanie koncetracji możesz osiągnąć lepsze rezultaty i nie myśleć „co jeszcze miałem zrobić”

3. Wydarzenia cykliczne

Jestem zdecydowanym zwolennikiem automatyzacji jak największej ilości zadań (jest to jeden ze sposób na lepsze panowanie nad życiem, więcej w tym artykule ). Idealnie do tego nadają się zadania cykliczne w Nozbe.

W przypadku organizacji EventBPG są to cotygodniowe:
– spotkania podsumowujące
– analizy działań i potrzeb partnerów
– przegląd tagów
– przegląd statystyk
– aktualizacja bazy mediów

4. Komunikacja przez zadania

Projekt przygotowujemy w całości zdalnie, będąc oddalonymi od siebie o kilkanaście tysięcy kilometrów. W takiej sytuacji łatwo o szum informacyjny, gdy do komunikacji zdarzało nam się używać Facebooka, Skype, maila oraz aplikacji LINE (polecam instalację jeśli wybierasz się do Tajlandii). Łatwo w takiej sytuacji o zagubienie jakiś istotnych elementów.

Dlatego bardzo ucieszył nas webinar poświęcony komunikacji przez zadania (możesz zobaczyć go tutaj ). Po obejrzeniu tego nagrania wdrożyliśmy model komunikacji oparty na Nozbe i Skypie.

Pierwszym krokiem we wszelkich działaniach jest przygotowanie zadania lub napisanie komentarza w Nozbe. Większość spraw jesteśmy w stanie załatwić w ten sposób.

Polega to na stworzeniu zadania i wydelegowaniu go do odpowiedniej osoby. Możliwe jest także przywołanie innego członka zespołu w komentarzu, o czym także dostanie powiadomienie.

Oczywiście nie eliminuje to całkowicie cotygodniowych rozmów na żywo. Jednak są one zdecydowanie bardziej konkretne, gdy wiemy o czym będziemy rozmawiać na podstawie komunikacji w Nozbe.

5. Skrzynka odbiorcza

Gigantycznym plusem wdrożenia Getting Things Done jest specyficzny spokój umysłu. Szczególnie dla osób, które mają tendencję do generowania olbrzymiej ilości pomysłów. Dzięki przerzucania ich z głowy do skrzynki odbiorczej jest nam lżej, a one nie giną.

W przypadku organizacji EventuBPG pomysłów pojawia się bardzo dużo. Dotyczą zarówno promocji, kolejnych możliwości wzbogacenia programu konferencji czy wyjazdu.
Mamy jednak dużo obowiązków, które trzeba realizować zgodnie z planem. Dlatego gdy pojawia się nowy pomysł to przerzucamy go do skrzynki odbiorczej, jednocześnie realizując dalej zadanie. Pochylamy się nad nim po zrealizowaniu wszystkich zaplanowanych obowiązków lub podczas cotygodniowego podsumowania.

Na koniec

Na podstawie naszych doświadczeń możemy stwierdzić, że Nozbe jest idealnym narzędziem do wsparcia organizacji wydarzeń. Nawet tak nowatorskich jak organizacja konferencji po polsku na ponad 100 osób w Bangkoku przez zespół rozsiany po Świecie.

Nozbe przekonało nas do siebie także w wymiarze osobistego panowania nad życiem. Widzimy tego realne efekty i z czystym sercem polecamy sprawdzenie aplikacji albo chociaż kursu „10 Kroków do maksymalnej produktywności”

GOTOWE BEZPŁATNE CHECKLISTY

5 praktycznych e-booków w bonusie

PONAD 100 STRON ROZWIĄZAŃ

JAK W 12 KROKACH URUCHOMIĆ NOWY BIZNES LUB ZAUTOMATYZOWAĆ ISTNIEJĄCY - ZYSKASZ WOLNOŚĆ, NIEZALEŻNOŚĆ I WOLNY CZAS [PRAKTYCZNE PRZYKŁADY]